|
|
|
Ga je een project voor school doen?
Dan vind je op deze website handige tips voor het opstarten en uitvoeren van een schoolproject.
(maar het mag natuurlijk ook een leuk en echt project van jezelf zijn!)
|
|
|
|
MAAR EH...WAT IS EEN PROJECT?
Een project is: het op een speciale manier opstarten en uitvoeren van een éénmalige (unieke) opdracht.
En die 'speciale manier' noemen we ook wel 'Projectmatig Werken'
IETS PRECIEZER: bij een project ga je voor iemand (meestal een externe opdrachtgever) een opdracht met een aantal personen (het Project Team) uitvoeren, waarbij je éérst een plan maakt voor de uitvoering van de opdracht en pas daarna het opgestelde plan gaat uitvoeren. Verder ga je niet in één keer alles doen maar verdeel je alle werkzaamheden over een aantal fasen. Ook moet de opdracht een beetje speciaal zijn: het moet niet een routineklus zijn of iets dat je zo even snel en gemakkelijk in je eentje kunt doen.
|
|
|
Leer hier meer over de te volgen manier van werken:
|
|
|
|
|
START VAN EEN PROJECT
|
|
De volgende zaken worden gedaan bij het starten van een project:
- samenstellen van het 'Project Team' (oei, hier zit een dubbele valkuil en een beetje 'kip-en-ei' verhaal!);
- goed opschrijven van het DOEL en het RESULTAAT van het project (nog best lastig!);
- bedenken van een mooie NAAM voor het project;
- doen van 'Quick Scans' naar de HAALBAARHEID van het project;
- nadenken over RISICO's die het halen van het projectresultaat kunnen bedreigen.
Samenstellen van het 'Project Team'
Een project doe je nooit alleen. Altijd met meerdere personen.
Je gaat dan ook als eerste een 'team' samenstellen. En nu komt de eerste valkuil: je gaat een project natuurlijk het liefst doen met één of meerdere klasgenoten waar je goed mee overweg kunt!
Dat zou prima kunnen als je klasgenoot dan óók iets kan / wil doen voor het project dat jij of één van de andere teamleden NIET doen.
WANT?
Want: een team voor een project stel je samen zodat ieder teamlid precies doet waar hij/zij goed in is. Alleen dan kun je echt fantastisch samenwerken zonder dat er misverstanden of zelfs ruzie ontstaat.
BELANGRIJK (2e valkuil, beetje kip-en-ei verhaal): voor het echt goed samenstellen van het Project Team is het dus wel heel belangrijk te weten welke werkzaamheden gedaan moeten gaan worden zodat je precies de mensen met de juiste vaardigheden bij elkaar kunt brengen.
Soms moet je dus ook éérst goed helder hebben wat moet worden 'opgeleverd' als het project gereed is. Want voor datgene wat moet worden opgeleverd heb de juiste kennis / ervaring (de juiste klasgenoten) nodig. En dat kunnen klasgenoten zijn waar je normaal gesproken helemaal niet zo veel mee omgaat. Laat je dus verrassen door het geweldige effect dat je krijgt als je tot deze werkwijze durft te besluiten!
VOORBEELD: als er voor het project een WEBSITE gemaakt moet worden over gamen, dan kun je beter niet met drie leerlingen die houden van webdesign een groepje vormen. Beter is dan 1 webdesigner, 1 die veel weet over gamen en 1 die goed is in vormgeving en/of teksten schrijven. DAN doet iedereen precies waar hij/zij goed in is en vul je elkaar aan!
Goed opschrijven van het DOEL en het RESULTAAT van het project
Het DOEL van een project is WAT je (lees: de opdrachtgever) met het project wilt bereiken. Je zou het niet zeggen maar dit is zo'n beetje het moeilijkste onderdeel van alle projecten! Veel projecten gaan mis omdat het DOEL niet goed is opgeschreven.
Net zo iets als met vakantie gaan: als je niet weet wat het DOEL van je vakantie is, dan kun je nooit op de kaart de route er naar toe plannen!
Het RESULTAAT van het project is vervolgens datgene waarmee of de manier waarop je het gestelde doel gaat bereiken.
Een voorbeeld dan:
Als het DOEL (WAT wil ik bereiken?) van een project is: 'kinderen in een kleine regio in Tanzania leren lezen en schrijven'...
Dan kan het RESULTAAT (WAARMEE ga ik dat doel bereiken?) zijn: een klein schoolgebouw, met tafels, stoelen, schoolbord, schrijfgerei en een juf of meester.
Denk dus nu heel goed na over WAT je met het project wilt bereiken, en daarna over HOE je dat denk te gaan doen. Schrijf dat vervolgens netjes op als je 'Project DOEL' en 'Project RESULTAAT'.
Bedenken van een mooie naam voor het project
Zeker als het doel en op te leveren resultaat helder zijn, kan een mooie 'werknaam' voor het project worden bedacht. Maak er iets moois van en liefst een naam die 'de lading dekt'. Nog mooier, maar dat is een beetje afhankelijk van o.a of je fondsen of sponsors moet werven voor het project, is het als de .nl domeinnaam nog vrij is! (want een website over het project kan sponsors de gelegenheid bieden met hun naam / logo in beeld te komen...)
'Quick Scans' naar de HAALBAARHEID (want als het NIET haalbaar blijkt, dan kun je nog op tijd stoppen!)
In deze 'START' fase van het project moet er ook al echt iets gedaan worden: doen van 'quick scans' naar de haalbaarheid van het project.
Onderzoek daarbij 3 dingen op hoofdlijnen:
1. de technisch / praktische haalbaarheid (kan het technisch/praktisch wel wat je wilt?);
2. is het ethisch / maatschappelijk wel okee wat je wilt gaan doen?;
3. kan het project wel wat betreft Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd?
Over 1. en 2. kun je wel iets opschrijven lijkt me. Een toelichting op nr. 3 is denk ik wel handig:
Een project team moet altijd onderzoeken of het project op verschillende onderdelen (we noemen dat 'aspecten') wel haalbaar is. Daarvoor wordt in het algemeen de ezelsbrug GOKIT gebruikt:
- GELD: is er geld nodig voor het project? Hoeveel? Waar moet het vandaan komen? Waaraan gaan we het uitgeven? Wie bewaakt dat?
- ORGANISATIE: wie is de 'OPDRACHTGEVER' (wie wil het PROJECTRESULTAAT hebben om er zijn/haar DOEL mee te gaan bereiken? welke mensen (kennis / ervaring) hebben we nodig om het project tot een goed einde te brengen? Wie worden er beter (of slechter) van het op te leveren projectresultaat en het daarmee te behalen doel? (die personen of organisaties noemen we belanghebbenden of 'STAKEHOLDERS');
- KWALITEIT: hiermee wordt bedoeld wat de wensen en eisen zijn die de 'OPDRACHTGEVER' aan het op te leveren PROJECTRESULTAAT stelt;
- INFORMATIE: met wie wordt allemaal gecommuniceerd? en hoe? alle project documenten, verslagen van vergaderingen, een website, folders, tv commercials etc. is 'INFORMATIE', en wie van het team beheert dit? en is er wellicht sprake van vertrouwelijke informatie? en wie heeft daar dan toegang toe?;
- TIJD: hoeveel tijd hebben we voor het project? Wanneer moeten we starten en wanneer moet het projectresultaat worden opgeleverd? Wie gaat de tijd bewaken?
Nadenken over RISICO's
Denk nu met het team goed na over dingen die het halen van het projectresultaat in de weg kunnen staan. Zijn er risico's?!
Ook nuttig: vertel tegen iemand die wat verder van het project af staat wat je van plan bent, en vraag hem/haar 'advocaat van de duivel' te spelen en te vertellen waarom je het project niet zou moeten gaan doen. Anderen zien altijd heel andere risico's dan je zelf ziet!
Noteer ALLE risico's die boven komen drijven, en ga dan met het team per risico besluiten welke verwaarloosd kunnen worden en welke echt serieus zijn. Voor die serieuze risico's moet je dan een plan gaan maken wat vertelt wat je doet als dat risico zich inderdaad voordoet. We noemen dat 'What-If'scenario's.
STAAN ALLE LICHTEN NOG OP GROEN? -> dan kun je nu door naar de volgende fase: het Projectplan maken.
HOME
|
|
|
|
PROJECTPLAN MAKEN
|
|
In de startfase heb je al heel belangrijke dingen gedaan. Nu breekt de fase aan waarin je heel precies gaat beschrijven hoe, wat je gaat opleveren als je klaar bent, eruit ziet en wat je daarvoor moet gaan doen.
De volgende dingen moet je nu gaan doen:
- zeer precies beschijven wat je gaat opleveren;
- nog preciezer gaan opschrijven welke activiteiten je allemaal(!) moet doen om het projectresultaat te bereiken.
Beschijven wat je gaat opleveren
Pas als je zeer gedetailleerd hebt opgeschreven HOE het PROJECTRESULTAAT eruit ziet, kun je gaan bepalen wat je daar dan allemaal voor moet gaan doen. Dingen dus. We noemen dat 'Activiteiten'.
Eerst dus dat gedetailleerde beeld: wat zie ik of beter, wat krijgt de opdrachtgever, bij de oplevering?
Beschrijf dat zo nauwkeurig mogelijk. Want: hoe nauwkeuriger je het beschrijft hoe gemakkelijker het wordt om de 'activiteitenlijst' op te stellen!
Bij dit deel ga je vooral heel goed luisteren naar de opdrachtgever, want die heeft vast allerlei wensen en eisen die/hij aan het projectresultaat stelt.
Dat overzicht van 'wensen en eisen' noemen we ook wel het 'Programma van Eisen', en het zit 'verstopt' in het Projectplan onder het hoofdstuk 'GOKIT' en daaronder 'Kwaliteit'.
Activiteitenlijst maken
Nu ga je het projectresultaat 'uitpellen' tot allemaal losse dingen (activiteiten) die gedaan moeten worden om te zorgen dat het resultaat er komt. En doe dit zeer(!) volledig. Zet ook activiteiten als vergaderingen, bij elkaar verzamelen van spullen, opruimen etc. etc. op de lijst.
Achter elke activiteit noteer je ook belangrijke informatie over die activiteit:
hoeveel tijd aan die activiteit besteed mag worden;
wanneer de activiteit uiterlijk moet starten (om op tijd gereed te zijn);
wanneer de activiteit gereed moet zijn;
hoeveel geld de activiteit (eventueel) mag kosten);
wie van het team welke activiteit gaat uitvoeren (of toeziet op de uitvoering door iemand buiten het team).
Als je dit in een nette tabel zet, kun je de kolommen 'tijd' en 'geld' optellen en zie je de totale tijd die voor het project nodig is en de totale kosten van het project.
En nu maar hopen dat de opdrachtgever het nog steeds leuk vindt!
STAAN ALLE LICHTEN NOG OP GROEN? -> dan kun je nu door naar de volgende fase: het PLAN ook echt UITVOEREN.
HOME
|
|
|
|
PLAN UITVOEREN
|
|
Nu breekt (voor velen) de leukste fase aan: nu ga je echt DOEN!
Maar wat dan precies?
Nou, je gaat nu de activiteitenlijst erbij pakken uit de vorige fase en de teamleden gaan activiteit voor activiteit uitvoeren en het (tussen)resultaat van elke activiteit melden / overdragen aan de projectleider. En die projectleider houdt op zijn beurt minutieus bij of alle activiteiten op het juiste moment worden gedaan, of ze binnen de geplande tijd gereed zijn, of ze aan de gestelde eisen voldoen en of ze binnen de geschatte kosten blijven.
Niks meer...niks minder!
En als alle activiteiten zijn gedaan moet, als het goed is, het projectresultaat gereed zijn om overgedragen te worden (opgeleverd) aan de opdrachtgever. Een mooi moment!
Een tip voor de projectleider: voor het controleren van elke activiteit kun je de 'Deming Circle' gebruiken. Google dat maar eens, er zijn hier prima youtube tutorials voor.
Een tip voor wie activiteiten moet gaan uitvoeren: ken je dat? dat je eigenlijk niet zoveel zin hebt om met een activiteit aan de slag te gaan? Maar ja, er wacht straks wel iemand op het projectresultaat en als jij je klus laat liggen, komen je teamgenoten in de problemen. En dat wil je toch niet?
Daarom: vraag de projectleider of een andere adviseur om hulp als je even niet goed weet hoe te starten met een activiteit. Je zult merken dat anderen je graag helpen, als je het maar even vraagt! Maar ook: stel wel even prioriteiten want...Facebook checken, beetje instagrammen etc. kan óók nog uitgebreid NADAT je de activiteit hebt gedaan. Stel je activiteit dus niet uit omdat je minder belangrijke dingen toch voor laat gaan.
STAAN ALLE LICHTEN NOG OP GROEN? -> dan kun je nu door naar de volgende fase: het PROJECTRESULTAAT opleveren aan de opdrachtgever (en op school houd je dan waarschijnlijk een prachtige presentatie!).
HOME
|
|
|
|
RESULTAAT OPLEVEREN
|
|
Het is zover! Nadat alle activiteiten zijn gedaan is het projectresultaat gereed en kan het worden opgeleverd aan de opdrachtgever! In het geval van een Project voor School zal er meestal een presentatie worden verzorgd.
Die oplevering is altijd een goede reden voor een beetje 'formeel' momentje. Even stilstaan bij het opleveren van iets waar je met een team samen hard aan hebt gewerkt. En daarna mag het ook even echt gevierd worden!
De volgende zaken worden gedaan bij de oplevering:
- projectresultaat presenteren aan de opdrachtgever;
- het in ontvangst nemen van het accoord van de opdrachtgever;
- het administratief afronden van het project;
- het netjes archiveren van alle projectdocumenten;
- het 'ontbinden' van het project team.
HOME
|
|
|
SPONSORS VAN PROJECTVOORSCHOOL.nl
www.conservationacademy.org
www.searaden.nl
www.heteikenblad.nl
|
|
|
|
